Eine systematische technische Dokumentation der gesamten IT eines Unternehmens ist stets die Voraussetzung für den zuverlässigen IT-Betrieb. Wenn im Störungsfall wichtige Informationen über Systeme und IT-Aufgaben erst aufwendig gesucht werden müssen, kann dies kostbare Zeit in Anspruch nehmen und zu erheblichen Betriebsausfällen führen.
Eine saubere Netzwerk-Dokumentation liefert zudem die nötige Transparenz, um System-Updates oder Prozessänderungen reibungslos durchführen zu können. Durch die vollständige Übersicht aller bestehenden Lizenz- und Wartungsverträge profitieren Sie bei wichtigen Investitionsentscheidungen.
Ein gut dokumentiertes IT-Netzwerk benötigt zwar einen gewissen zeitlichen Aufwand, bietet aber im Gegenzug viele Vorteile und dient zudem der Absicherung Ihrer IT-Landschaft. Es erleichtert beispielsweise die Fehlersuche im Falle einer Systemstörung. Die erfassten Daten liefern Informationen zu Ausfallzeiten und dienen damit als Grundlage für Notfallpläne und Wiederanlaufszenarien. Wenn in Ihrer Firma die IT-Administratoren wechseln, ist eine Dokumentation die Basis für eine schnelle und effiziente Einarbeitung. Sollten Sie die IT-Administration an einen IT-Dienstleister ausgelagert haben, sichert Ihnen eine vollständige IT-Dokumentation bei Bedarf einen reibungslosen Übergang und hilft, Ausfälle zu vermeiden.
Die Aktualität der IT-Dokumentation ist ein wichtiger Punkt. Beinhaltet die Dokumentation noch alte Systeme, die nicht mehr im Einsatz sind, trägt das im Ernstfall nur zu Verwirrung bei und schadet mehr als es hilft. Eine vollständige Dokumentation sollte immer den Ist-Zustand der gesamten IT-Infrastruktur widerspiegeln.
Nehmen Sie Änderungen an Ihrer IT-Umgebung möglichst sofort in der IT-Dokumentation auf, damit im Notfall stets der aktuelle Zustand Ihrer IT-Umgebung abgebildet ist. Eine notwendige Wiederherstellung von Systemen nach einem Ausfall ist dadurch viel schneller möglich.
Überprüfen Sie Ihre Dokumentation auch regelmäßig auf Vollständigkeit. Nur wenn alle produktiv genutzten Systeme mit ihrer aktuellen Konfiguration erfasst sind, helfen Ihnen diese Informationen im Ernstfall. Lücken in der Dokumentation können bei einem Desaster Recovery Prozess zu erheblichen Schwierigkeiten führen.
Einige Punkte sollten in jeder IT-Dokumentation vorhanden sein. Sehen Sie die Dokumentation als Fundament für die Wiederherstellung nach einem Totalausfall. Informationen, die zu diesem Zeitpunkt nicht vorhanden sind, können später nur schwer rekonstruiert werden.
Ein detaillierter Plan, der die Netzwerk-Infrastruktur sowie ihre Informationsströme visuell darstellt, setzt den Grundstein für jede IT-Dokumentation. Ein Netzwerkdiagramm vermittelt einen guten Überblick über die angeschlossenen Systeme, Netzwerkgeräte und Verbindungen. Dies kann für die künftige Planungen der Struktur und bei späteren Aktualisierungen sehr nützlich sein.
Informationen, wie zum Beispiel welche Server vorhanden sind und welche Dienste sie anbieten, dürfen in der Dokumentation nicht fehlen. Diese Liste sollte zusätzlich insbesondere für die Dienste auch die verwendeten Versionen enthalten. Denn der Vermerk "Exchange-Server" reicht für eine Wiederherstellung in der Regel nicht aus. Ohne die zusätzliche Angabe der Version, müssen Sie sich im Zweifel auf die Erinnerung der Administratoren verlassen. Dies kann durch eine ausführliche Dokumentation vermieden werden.
Die grundlegende Konfiguration der Serversysteme ist neben der installierten Software ein wichtiger Aspekt. IP-Adressen und deren Zuordnung zu den physischen Schnittstellen, Hostnamen, Partitionierung der Serverlaufwerke sowie der Raid-Konfiguration sollten in der IT-Dokumentation unbedingt vorhanden sein.
Firewalls, Router oder WLAN-Accesspoints, all diese Geräte werden entsprechend Ihrer IT-Infrastruktur und Anforderungen konfiguriert. Sollte eines dieser Systeme defekt sein, brauchen Sie schnell Ersatz mit der passenden Konfiguration. Aus diesem Grund sollten auch Switche bei den Aufzeichnungen nicht außer Acht gelassen werden.
Besonders bei einer komplexen VLAN-Struktur ist ein 1:1-Austausch der Verteiler in der Regel meist nicht möglich. Fehlen hier die genauen Daten zur Konfiguration, kann ein Austausch längerfristige Ausfallzeiten nach sich ziehen.
Eine Aufstellung der vorhandenen Benutzer, ihrer Berechtigungen und Rollen sollte in der Dokumentation ebenfalls nicht fehlen. Tritt aufgrund eines fehlenden Backups (darf eigentlich nicht vorkommen!) der Fall ein, dass Sie Ihr Active Directory neu aufsetzen müssen, dann ist eine existierende Benutzerübersicht mehr als hilfreich.
Bei regelmäßigen Sicherheitsaudits kann ein Berechtigungsverzeichnis auch sehr nützlich sein, weil es dabei hilft mögliche Problemfelder bereits im Vorfeld zu erkennen.
Welches System bietet beispielsweise DHCP an? Ist es ein Router, ein Server oder sind es mehrere Server, die redundant diesen Dienst zur Verfügung stellen? Eine Liste der Dienste (DNS, Datei- und Druckdienste, Globaler Katalog, VPN etc.), die in Ihrem Unternehmen angeboten werden, ist nicht nur bei Wiederherstellungen wertvoll. Auch bei geplanten Erweiterungen oder Instandhaltungsmaßnahmen können Sie die Planungsarbeiten verringern.
Wenn Sie bei einer Wiederherstellung erst nach vorhandenen Lizenzen, deren Schlüssel und Datenträgern suchen müssen, kostet das wertvolle Zeit. Dokumentieren Sie daher die vorhandene bzw. eingesetzte Software stets zusammen mit der Version, Lizenzanzahl, Lizenzschlüssel und dem Lagerort der Datenträger.
Auch im Falle einer Lizenzüberprüfung durch den Hersteller helfen Ihnen diese Informationen, um hier schnell eine fundierte Auskunft geben zu können.
Im Ernstfall sollten Sie wissen, wo sich Ihre Backups befinden und wie Sie diese wiederherstellen können. Wenn Sie zu Beginn der Wiederherstellung eine Grundkonfiguration ausführen müssen, um die Backup-Software installieren zu können, sollte das auch dokumentiert sein.
Haben Sie im Notfall eine Liste der Zugänge und der verwendeten Kennwörter zur Hand? Müssen Sie erst suchen, wie das Passwort für die Konfigurationsebene Ihres externen DNS-Providers lautet, kostet das nur Zeit. Denken Sie bei der Auflistung nicht nur an die Zugangsdaten für Ihre eigenen Router und Geräte. Auch Logindaten für die Konfigurationsoberfläche Ihres Telefon-/Internetanbieters sollten enthalten sein.
Kontaktdaten von Partnern, die Ihnen im Notfall helfen können, sind ein zentrales Thema in der IT-Dokumentation, das häufig ausgeblendet wird. Sei es der Name und die Telefonnummer des Hausmeisters, ohne den der Telekom-Techniker nicht in den Verteilerraum kommt oder der Kontakt, der sich darum kümmert, wenn die Klimaanlage auf Ihre Server Racks tropft (Eine solche Situation sollte allerdings im Vorfeld durch eine Planung schon ausgeschlossen werden).
Sollten Sie im Rahmen Ihres IT-Service-Managements die Daten Ihrer Geräte schon in einer CMDB haben, können Sie diese Informationen auch Ihrer IT-Dokumentation hinzufügen. Wenn diese Daten regelmäßig über ein Monitoring aktualisiert werden, haben Sie als IT-Administrator einen aktuellen Überblick über Ihre Endgeräte.
Eine vollständige IT-Dokumentation sollte auch eine Liste aller existierenden IT-Prozesse enthalten. Dies kann besonders im Falle einer Störung sehr nützlich sein, wenn es darum geht, die Systeme möglichst rasch wiederherzustellen. Im Falle einer personellen Veränderung innerhalb der IT-Abteilung können diese Daten ebenfalls dazu dienen, dem neuen IT-Administrator einen zügigen Einstieg ins Unternehmen zu ermöglichen.
Bei der Erstellung und Pflege der IT-Dokumentation werden Sie sicherlich vorhandene Programme oder IT-Services nutzen. Visio für Übersichtspläne, Excel für Listen oder Word für textbasierte Dateien sind nur einige Beispiele für die ausführliche Dokumentation.
Der Einsatz spezieller Lösungen für IT-Dokumentationen kann hilfreich sein, um alle erforderlichen Informationen an einer Stelle zu sammeln und zu verwalten. Doch achten Sie in jedem Fall darauf, dass die IT-Dokumentation auch in ausgedruckter Form offline verfügbar ist. Denn, wenn Ihre Unterlagen nach einem Wasserschaden oder Brand nicht mehr zur Verfügung stehen, weil auch die betroffenen Server außer Betrieb sind, hilft Ihnen Ihre aktuellste und lückenloseste Dokumentation nicht mehr weiter. Deshalb drucken Sie die Pläne, Listen und Dokumente in regelmäßigen Abständen aus und verwahren Sie diese an einem sicheren Ort. Für noch mehr Sicherheit, sollten Sie Zugangsdaten und Kennwörter getrennt aufbewahren.